Другие дисциплины › Делопроизводство

Характеристика, рекомендация и представление – понятия, особенности составления и оформления

Как известно, деловые документы личного характера – это документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью или относящиеся к ее осуществлению. Такими документами являются: автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, представление, доверенность личного характера, расписка и др.

Если в автобиографии и резюме автор описывает события личной жизни, собственные достоинства и профессиональные навыки, то в характеристике, рекомендации и представлении излагается своеобразный отзыв на того, о ком идет речь в документе.

Каких-либо нормативно-правовых требований, регламентирующих составление характеристик, рекомендаций и представлений в настоящее время нет. Их содержание во многом определяется практикой и принятыми в организации стандартами делопроизводства.

Характеристика и рекомендация: понятия, отличия, структура, оформление

Характеристика - это документ с отзывом о трудовой, общественной или иной деятельности гражданина, краткое описание его качеств, проявленных в трудовой и общественной деятельности. Необходимость в ней возникает тогда, когда гражданину или его поведению требуется дать оценку и принять в его отношении властное решение.[2]

Здесь представлен образец оформления характеристики.

В зависимости от адресата различают следующие виды характеристик:

• Внутренние характеристики – характеристики, предназначенные для использования внутри той организации, в которой данный человек работает (учится);
• Внешние характеристики - характеристики, предназначенные для применения за пределами организации. Такие характеристики составляются по просьбам самих работников, требованиям государственных и иных органов, сторонних организаций.

По целям дальнейшего использования существует множество видов характеристик. Например:

• характеристика при переводе работника из одного отдела в другой;
• характеристика при наложении на работника дисциплинарных взысканий;
• характеристика для поощрения работника;
• характеристика для предоставления в призывную комиссию в военкомат;
• характеристика, предъявляемая для получения кредита и др.

Традиционно, характеристика составляется на фирменном бланке организации на листе формата А4 и оформляется исходя из общих правил делового стиля.

Грамотно составленная характеристика должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, выдающей характеристику; название вида документа (характеристика); дата составления; фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, которому выдается характеристика; текст; подписи; печать; гриф утверждения.

Текст характеристики может иметь следующую структуру:

• общие биографические сведения: дата и место рождения, сведения об образовании;
• краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы (обычно включается в характеристику по просьбе самого работника);
• характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы: дата трудоустройства, занимаемые должности, краткое описание обязанностей по последней должности, наиболее значимые результаты;
• оценка личных, деловых и психологических качеств работника, проявленных им в ходе трудовой деятельности, уровень работоспособности и профессиональной компетенции сотрудника, информация о поощрениях, наградах или взысканиях;
• характеристика общественной деятельности;
• иные сведения (для внешней характеристики указывают цель составления данного документа, например: «Дана для предъявления по месту требования»).

Отметим, что для характеристик, предназначенных к внешнему использованию, главным требованием является их официальность. Поэтому составляется такая характеристика уполномоченным лицом, имеющим право выдавать характеристики в соответствии с локальным нормативным актом организации (сотрудником кадровой службы или начальником подразделения). Подписываться внешние характеристики должны уполномоченным лицом, первым лицом организации и заверяться печатью.

Внутренние характеристики подписываются только руководителем кадровой службы или составителем характеристики, оттиск печати в них не ставится.

Поскольку характеристика относятся к документам, содержащим персональные данные работника, то в соответствии со статьей 88 ТК РФ, передавать такие данные третьей стороне возможно только после получения письменного согласия работника (исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом).

Если инициатором составления характеристики, предназначенной для внешнего использования, является работник, то характеристика выдается ему под расписку.

Рекомендация (рекомендательное письмо) - это характеристика, выдаваемая гражданину физическим или юридическим лицом, которое пользуется доверием в деловых кругах. Рекомендации предоставляют работодатели, преподаватели или просто знакомые по просьбе тех, кто хочет перейти на другую работу или подает документы на стипендию, грант и т. д.

Составляется рекомендация так же, как и характеристика, но в рекомендации обязательно отмечаются ключевые достижения, сильные стороны соискателя.

Обязательны и контактные координаты: должность, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендацию (рекомендательное письмо) и его контактный телефон, для возможности подтвердить рекомендацию.

Представление: понятие, виды, реквизиты, структура, образец

Под представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий.[2] Инициатива в данном случае исходит от начальника того структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Во многом представления напоминают характеристики. Более того, в некоторых из них характеристики включаются в виде отдельных блоков. Однако - это разные документы, отличающиеся как по содержанию, так и по оформлению.[2]

Здесь представлен образец оформления представления.

Различают следующие виды представлений:

• представление к поощрению работника;
• представление к применению дисциплинарного взыскания;
• представление о переводе на должность высшего звена управления;
• представление на работника при проведении аттестации;
• представление к присвоению специального звания (процедура регламентируется специальными нормативными правовыми актами для ряда государственных органов);
• представление к увольнению (также применяется в государственных органах).

Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст наиболее распространенных видов представлений (представления к поощрению и назначению на другую должность) содержит следующую информацию:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• образование;
• занимаемую должность;
• наименование структурного подразделения;
• стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);
• оценку служебной деятельности;
• повышение профессионального уровня;
• оценку политических, деловых и моральных качеств;
• информацию об участии в общественной работе;
• мотив назначения, перемещения или поощрения;
• наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;
• структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить. [3]

Подписывается представление руководителем структурного подразделения и адресуется руководителю организации.

Другие статьи по данной теме:

• назад: Автобиография и резюме – понятия, особенности составления и оформления
• далее: Расписка и доверенность личного характера – понятия, особенности составления и оформления
• Образцы оформления характеристики и представления

Список использованных источников

1. Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
2. Характеристики и представления: рекомендации по составлению и оформлению / Журнал «Кадры предприятия» №2, 2005г. – режим доступа: http://www.dis.ru;
3. Информационный сайт «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления»: edou.ru;
4. Информационный сайт «Бланки документов»: blanki.ucoz.ru.